Offre Poste Office Manager CDI

Poste d’Office Manager 

 

Description de la mission

 

  • Novéka : Contexte du poste

En tant que partenaire de proximité de tous les acteurs de la filière des dispositifs médicaux en santé et de la e-santé, Novéka structure son offre de service avec l’ambition d’offrir le meilleur accompagnement possible pour stimuler l’innovation et favoriser le développement économique des entreprises en mobilisant la richesse créative du territoire stéphanois.

Entièrement dédiée à la mise en relation et la collaboration des individus et des organisations, Novéka contribue à développer la visibilité des compétences et savoir-faire locaux pour faciliter l’innovation et promouvoir les expertises de son réseau auprès des entreprises de la filière santé.

Dans le cadre de son développement, l’association souhaite renforcer son équipe opérationnelle en réponse à la croissance de l’activité et au déploiement d’une nouvelle offre de service.

 

Sous la responsabilité du responsable opérationnel, les tâches de l’office manager sont nombreuses et très diversifiées. Au-delà de la gestion des aspects administratifs, comptables et logistiques de l’accueil des adhérents, partenaires, prospects et visiteurs, il/elle est un élément central du développement de la structure. Force de proposition, Il/elle propose et met en œuvre des process pour faciliter la réalisation des missions de Novéka, et en particulier, le déploiement de l’offre de services en s’appuyant sur des qualités de polyvalence et d’autonomie.

 

Description des missions

 

  • Gestion administrative, financière et comptable :
    • Gestion de l’agenda partagé et du fonctionnement des activités de Novéka (CP, Réunions bureaux, cercle réglementaire, rencontres, événements, etc…)
    • Suivi administratif des partenariats et sollicitations diverses (ex : Journée Startups du SNITEM, Lyonbiopôle, …etc)
    • Suivi des comptes et de la trésorerie de l’association en lien régulier avec le comptable et le commissaire aux comptes de l’association et en appui du trésorier de l’association
    • Préparation et organisation des instances statutaires de l’association : AG, CA, Bureau
    • Gestion de la relation avec les financeurs : suivi des demandes de subventions, des versements, de l’envoi des justificatifs et de la complétude des dossiers.
    • Gestion documentaire sur le serveur à distance de Novéka (archivage, arborescence, …)
    • Gestion logistique (locaux, fournitures, réservations, facturations …)

 

  • Gestion logistique des missions de Novéka :
    • Accueil physique et téléphonique => porte d’entrée et image de marque de l’association (recensement & orientation des interlocuteurs externes)
    • Gestion de la relation adhérents et prospects : adhésion, relance, e-mailing événementiel et newsletter, liste de diffusion et contacts
    • Organisation logistique des événements : Lunch, cercle AR, journée thématique, ateliers & formations, traiteur, poste/courrier
    • Rédaction de rapports et de compte-rendu divers
    • Organisation des présences de Novéka sur des manifestations externes : Congrès et foires, déplacements, hébergements

 

 

 

Description du profil

 

  • Compétences
  • Niveau bac+2 minimum (BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI, …).

Le poste est également ouvert à d’autres profils, que ce soit en termes de cursus ou d’expérience professionnelle.

  • La Maîtrise des outils numériques (outils de gestion comptable, logiciels bureautiques Microsoft et au-delà …) est indispensable, ainsi qu’un excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…).
  • bon niveau en anglais professionnel (congrès à l’international, …)
  • Une expérience similaire réussie en entreprise ou en association sera valorisée.

 

  • Savoir-faire et savoir-être :
  • Pragmatisme et sens de l’organisation (gestion du temps, mise en place et application de procédures, gestion par projet et/ou par tache suivant les circonstances, …)
  • Rigueur et méthode dans l’accomplissement des missions
  • Aisance relationnelle (orientée service / animation d’une communauté professionnelle) et bienveillance
  • Force de proposition et bonne autonomie
  • Réactivité et excellente adaptabilité pour jongler entre différentes missions,
  • Ouverture d’esprit et Appétence pour l’innovation et en particulier le secteur de la santé

 

 

Modalités

 

Type de contrat : CDI à pourvoir à partir du 03/01/2022

Rémunération : Fixe sur une base de 35 heures, niveau de rémunération selon le profil et l’expérience du candidat.

Lieu : Siège de Novéka (GUC, St Etienne) + 1 jour de télétravail possible + déplacements ponctuels (salons, visite d’entreprises, clients, …)

Statut : non Cadre

Responsable hiérarchique : Responsable opérationnelle de Novéka.

 

 

 

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse noveka@noveka.org en précisant dans l’objet « candidature office manager Novéka ».